Modèle
Modèle de convocation d’assemblée générale pour votre association
La lettre de convocation, l’ordre du jour type d’une école de musique associative et le formulaire de pouvoir, à lire ci-dessous ou à télécharger en Word, puis à adapter aux statuts de votre association loi 1901.
Mis à jour en
convocation-ag-association.docx
Format Word (.docx) — gratuit, sans email demandé.
La lettre de convocation
Le modèle convoque une assemblée générale ordinaire, avec l’ordre du jour d’une école de musique : rapport moral et d’activité, rapport financier, montant de l’adhésion et des cotisations, renouvellement du bureau. Les passages entre crochets sont à compléter ou à retirer selon votre école.
Convocation et invitation à l’assemblée générale désignent la même lettre : celle qui informe chaque membre de la date, du lieu et de l’ordre du jour, dans le délai fixé par vos statuts.
[Nom de l’association]
Association régie par la loi du 1er juillet 1901
[Adresse du siège social]
[Ville], le [date d’envoi]
Objet : convocation à l’assemblée générale ordinaire
Madame, Monsieur,
Nous vous invitons à participer à l’assemblée générale ordinaire de [Nom de l’association], qui se tiendra :
le [jour date] à [heure],
à [lieu — salle, adresse complète].
Ordre du jour :
- Rapport moral et d’activité de la saison [20XX-20XX], présenté par le président / la présidente ;
- Rapport financier de l’exercice, présenté par le trésorier / la trésorière, et approbation des comptes ;
- Montant de l’adhésion et des cotisations pour la saison [20XX-20XX] ;
- Renouvellement des membres du bureau : présentation des candidatures et vote ;
- Questions diverses.
Conformément aux statuts de l’association, sont invités à participer au vote : [préciser selon vos statuts — par exemple, les membres à jour de leur adhésion à la date de l’assemblée].
Si vous ne pouvez pas assister à l’assemblée, vous pouvez vous faire représenter par un autre membre en lui remettant le pouvoir joint à cette convocation, complété et signé. [Préciser, selon vos statuts, le nombre maximal de pouvoirs par membre et les modalités de remise.]
[Facultatif : l’assemblée générale sera suivie d’un moment convivial / d’une audition des élèves.]
Comptant sur votre présence, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations les meilleures.
[Prénom Nom], président / présidente
Pour le bureau de [Nom de l’association]
Le formulaire de pouvoir
Le pouvoir est joint à la convocation. Un membre qui ne peut pas assister à l’assemblée le remet, complété et signé, à un autre membre, qui vote en son nom. Le nombre de pouvoirs qu’un même membre peut détenir dépend de vos statuts.
Pouvoir pour l’assemblée générale du [date]
[Nom de l’association] — [adresse du siège social]
Je soussigné / soussignée [Prénom Nom], membre de [Nom de l’association], donne pouvoir à :
[Prénom Nom du mandataire], également membre de l’association,
pour me représenter à l’assemblée générale ordinaire du [date], prendre part aux délibérations et voter en mon nom sur les points inscrits à l’ordre du jour.
Fait à [ville], le [date]
Signature, précédée de la mention manuscrite « Bon pour pouvoir » :
[Rappel : le nombre de pouvoirs qu’un même membre peut détenir dépend de vos statuts.]
Avant d’envoyer : vérifiez vos statuts
La loi du 1er juillet 1901 ne fixe presque rien sur les assemblées générales : ni délai de convocation, ni quorum, ni mode de convocation. Sur tous ces points, ce sont vos statuts — et, le cas échéant, votre règlement intérieur — qui font foi. Ce modèle renvoie donc à vos statuts partout où une règle peut varier. Avant d’envoyer, vérifiez :
- →Le délai de convocation : quinze jours avant l’assemblée est un usage répandu, mais seul le délai écrit dans vos statuts vous engage.
- →Le mode de convocation : courrier, email, affichage… Si vos statuts imposent une forme, respectez-la, même si un autre canal vous paraît plus pratique.
- →Qui est convoqué et qui vote : tous les membres, ou seulement ceux à jour de leur adhésion ? À quelle date s’apprécie ce statut ?
- →Le quorum et les règles de majorité : là encore, la loi ne fixe rien — sans clause dans vos statuts, l’assemblée délibère valablement quel que soit le nombre de présents.
- →Les pouvoirs : nombre maximal de pouvoirs par membre, forme et modalités de remise.
Deux points de préparation, ensuite. D’abord, la liste des destinataires : si vos statuts réservent le vote aux membres à jour, il faut savoir précisément qui l’est. C’est simple quand les adhésions et cotisations sont suivies au fil de la saison ; sinon, la liste se reconstitue à partir des tableaux de l’année.
Ensuite, l’envoi : privilégiez un canal traçable — email individuel plutôt que bouche-à-oreille — pour pouvoir montrer, en cas de contestation, que chaque membre a bien été convoqué dans les formes. La communication avec les familles et les professeurs dans Pausalia envoie la convocation en une diffusion à toutes les familles de la saison, à chacune de leurs adresses, et chaque réponse revient dans le dossier de la famille.
Pour une assemblée générale extraordinaire
La loi de 1901 ne connaît pas d’assemblée extraordinaire. Ce sont vos statuts qui réservent certaines décisions à une assemblée convoquée pour elles, le plus souvent la modification des statuts et la dissolution, et qui lui fixent un quorum ou une majorité plus exigeants.
Pour en convoquer une à partir du modèle, l’objet devient « convocation à l’assemblée générale extraordinaire », l’ordre du jour se limite aux décisions qui la justifient, et la lettre rappelle le quorum et la majorité que vos statuts prévoient. Le pouvoir ne change que par la mention de l’assemblée concernée. Quand une assemblée extraordinaire précède l’assemblée ordinaire le même soir, une seule convocation peut annoncer les deux, chacune avec son ordre du jour et ses règles de vote.
L’AG se prépare toute la saison
Rapport d’activité de la saison, état des paiements de chaque famille, convocation envoyée en une diffusion, réponses rangées dans chaque dossier : avec Pausalia, l’AG se prépare avec des données tenues au fil de l’année.
90 jours d’essai gratuit, puis 14 € par mois jusqu’à 70 élèves, et 2 € par tranche de dix au-delà. Tout inclus, sans engagement.