Fonctionnalité
La communication de votre école
Un parent écrit, un autre appelle, un professeur envoie ses disponibilités depuis sa boîte personnelle — et rien de tout ça n’est relié à vos fiches. Pausalia centralise les échanges dans un lieu accessible au bureau, les rattache à la bonne famille ou au bon professeur, et garde l’historique complet.
Le problème : des échanges sans lien avec vos fiches
Les familles vous joignent par tous les canaux : email, SMS, appel téléphonique, un mot à la sortie du cours. Aucun de ces échanges n’est relié à vos fiches d’élèves. Un parent écrit, il ne porte pas toujours le même nom que l’élève, et rattacher son message au bon dossier demande de la mémoire.
Les professeurs écrivent eux aussi, et leurs messages posent la même question : un remplacement à organiser, une remarque sur un élève, une facture à transmettre. Ces échanges valent pour la suite de la saison, et ils restent pourtant dans la boîte de celui ou celle qui les a reçus.
S’ajoute une question d’accès. La boîte email de l’association n’est ouverte qu’à une ou deux personnes. Le « numéro de l’association » est en réalité le portable personnel d’un bénévole. Chacun détient une partie des échanges, et personne n’en voit l’ensemble.
Alors consulter l’historique d’une famille ou d’un professeur — qu’a-t-on répondu, qu’a-t-on convenu — suppose d’interroger chacun et de fouiller plusieurs boîtes. Laborieux et chronophage. Et à la passation, le nouveau bureau repart sans rien.
Ce que fait Pausalia
Pausalia donne à chaque école son adresse email. Les messages reçus arrivent dans des conversations partagées par le bureau, chacune rattachée à la bonne famille ou au bon professeur, et l’école répond depuis l’application. Les échanges ne dépendent plus de la boîte mail d’une seule personne : tout le bureau consulte les mêmes conversations, à traiter ou traitées.
Pour écrire à tout un groupe, la diffusion envoie un message en une fois aux familles de la saison, aux familles en retard, aux élèves d’un cours ou aux professeurs. Les champs de fusion l’adaptent à chaque destinataire — nom de la famille, montant dû, date d’échéance — et chaque réponse revient dans le dossier de celui qui l’a envoyée.
Côté familles
- ✓Chaque message rattaché à la bonne famille. L’adresse de l’expéditeur est comparée à celles des familles, des élèves et des professeurs. En cas de doute, la conversation reste non rattachée et le bureau la rattache à la main.
- ✓Toutes les adresses de la famille. Un message à une famille part vers toutes ses adresses, et une réponse reçue de l’une d’elles revient dans son dossier.
- ✓Un suivi d’envoi pour chaque message. Envoyé, délivré, rebond ou échec : quand un email ne parvient pas à une famille, le bureau le voit et peut le renvoyer ou faire corriger l’adresse.
- ✓Des diffusions depuis les vraies listes. Les familles de la saison, les familles en retard, les élèves d’un cours : « les élèves de guitare du mardi » est une liste déjà prête.
Les listes restent justes parce qu’elles s’appuient sur les inscriptions : un élève qui rejoint le cours de guitare du mardi entre dans la liste au moment même de son inscription. Rien à tenir à jour à côté.
Ces listes sont d’abord celles du secrétariat. Pour voir comment le poste s’organise autour d’elles, allez voir Pausalia pour les secrétaires.
Côté professeurs
- ✓Les messages reçus et envoyés, au même endroit. Les échanges entre l’école et un professeur arrivent dans le même lieu partagé que ceux des familles, et lui sont rattachés.
- ✓L’historique complet d’un professeur. Ce qui a été demandé, répondu et convenu avec lui se lit d’une traite, sans dépendre de la boîte mail de celui ou celle qui a écrit.
- ✓Une conversation rattachée à un élève. Un échange avec le professeur au sujet d’un élève se rattache à la fiche de cet élève : son dossier porte aussi ce qui s’est dit de lui entre l’école et son professeur.
Ce fil d’échanges complète la fiche de chaque professeur, décrite sur la page la gestion des professeurs.
Au fil de l’année
- →Les infos de rentrée. Horaires, salles, reprise des cours : une diffusion aux élèves d’un cours ou à toutes les familles de la saison.
- →Un cours annulé. Le professeur est malade : les élèves du cours, et seulement eux, reçoivent le message, et le suivi d’envoi montre qui l’a reçu.
- →La convocation à l’AG. Elle part vers les familles de la saison, sans liste à reconstituer de mémoire.
- →Une échéance passée. La relance part vers les familles en retard, avec le montant dû de chacune. Elle est envoyée par le bureau.
Le bon message, au bon dossier
Vos familles, vos professeurs, vos messages : chaque échange se rattache au bon dossier, et le bureau entier y a accès.
90 jours d’essai gratuit, puis 14 € par mois jusqu’à 70 élèves, et 2 € par tranche de dix au-delà. Tout inclus, sans engagement.