Pour qui
Pausalia pour les secrétaires d’écoles de musique associatives
Le secrétariat d’une école de musique, c’est des listes justes au bon moment — à la rentrée, avant l’AG, pour les auditions. Pausalia tient les listes, vous tenez le rythme.
Votre quotidien aujourd’hui
Les fiches d’inscription remplies au forum des associations, vous les ressaisissez une à une dans le tableur. Chaque fiche est une saisie, chaque saisie une erreur possible — un email mal recopié, et la famille ne recevra jamais les informations de rentrée.
Ensuite, les listes. « Tu peux me sortir la liste des élèves de violon ? » : c’est croiser deux onglets, vérifier les doublons, et recommencer à la prochaine demande. Un numéro de téléphone noté en septembre ne répond plus en janvier, et il faut recontacter la famille pour le corriger.
Et en décembre, au moment où il faut la pièce, on découvre le dossier incomplet : l’autorisation jamais rendue, le justificatif promis au forum. Vous tenez les dossiers — mais chaque information se mérite.
Ce que Pausalia change, tâche par tâche
- ✓Un dossier par famille, complet et unique. Plusieurs enfants, plusieurs cours, un parent qui ne porte pas le même nom que l’élève : tout est rattaché à la même fiche. Plus de doublons entre onglets.
- ✓Un annuaire des élèves à jour. Pour la saison affichée, chaque élève apparaît avec ses cours, son professeur et son statut : la liste des élèves de violon se lit à l’instant où on vous la demande.
- ✓Les pré-inscriptions au même endroit. Les vœux recueillis au forum ou par email sont saisis une fois, puis acceptés ou refusés avec une raison. Rien ne se perd entre deux carnets.
- ✓Vos fichiers repris sans ressaisie. Familles, élèves, professeurs, cours et inscriptions s’importent depuis des fichiers CSV, même en cours de saison. Un aperçu montre ce qui sera créé et les lignes à corriger : rien n’est enregistré avant votre confirmation.
- ✓Les attestations de pratique sans traitement de texte.L’attestation d’un élève se génère en PDF, signée par la présidence, avec les informations déjà tenues dans son dossier.
- ✓Le rapport d’activité sans recompter. Élèves inscrits, familles, départs en cours de saison, élèves par discipline et par tranche d’âge, professeurs et cours : les chiffres de la saison se lisent dans Pausalia, comparés à la saison précédente, prêts pour l’AG.
- ✓Les bons destinataires, à chaque message. Les listes qui servent à organiser servent aussi à écrire : un message aux élèves du cours de guitare part vers les bonnes familles, sans reconstituer la liste.
Fonction par fonction, cela se passe sur les pages inscriptions et réinscriptions et communication avec les familles et les professeurs.
Un poste d’organisation, pas de saisie
Le secrétariat, ce n’est pas recopier des fiches : c’est faire que la saison se déroule — que la rentrée soit prête, que l’AG soit convoquée sur une liste juste, que les auditions aient leur programme et leurs familles prévenues. Chacun de ces moments repose sur des listes exactes, au bon moment.
Quand chaque information est saisie une fois et se retrouve dans le dossier de la famille, il reste le vrai travail : organiser.
Restent les demandes ponctuelles des familles, comme le justificatif pour le CSE de l’employeur. Pausalia génère l’attestation de pratique ; si vous préférez partir d’un document à vous, notre modèle d’attestation de pratique musicale est prêt à remplir.
Trois autres documents reviennent chaque saison, eux aussi téléchargeables et à adapter : la fiche d’inscription, le règlement intérieur et le modèle de convocation d’AG.
Les mêmes listes pour écrire aux familles
Une liste juste sert deux fois : à organiser, et à prévenir. Les infos de rentrée et le rappel d’AG aux familles de la saison, le changement de salle aux élèves d’un cours : chaque message part en une fois vers les familles concernées, depuis les listes déjà tenues, avec le nom de chaque famille ou de chaque élève inséré dans le texte.
Et chaque échange reste rattaché au dossier de la famille, y compris sa réponse : qui a été prévenu, quand, de quoi. C’est le rôle de la communication avec les familles et les professeurs dans Pausalia.
Ce qui est en préparation
L’espace famille, où chaque famille remplit sa pré-inscription, confirme sa réinscription et tient ses coordonnées à jour : le bureau ressaisit moins et garde la décision sur chaque dossier. Puis l’envoi des attestations de pratique aux familles et le planning des cours.
Des listes justes, sans ressaisie
Importez vos dossiers familles et retrouvez vos élèves cours par cours, dans un annuaire tenu à jour par tout le bureau.
90 jours d’essai gratuit, puis 14 € par mois jusqu’à 70 élèves, et 2 € par tranche de dix au-delà. Tout inclus, sans engagement.