Guide
Organiser la rentrée d’une école de musique
La rentrée ne se joue pas en septembre : elle se prépare de mars à octobre, une période après l’autre. Voici la checklist de ce qu’un bureau bénévole fait réellement — sans rien oublier, sans en faire trop.
Mis à jour en août 2026
Chaque année, la rentrée mobilise le bureau de mars à octobre : tarifs, réinscriptions, contrats, forum des associations, plannings, premiers paiements. Rien d’insurmontable — à condition de traiter chaque chose dans la bonne période, plutôt que tout en même temps la dernière semaine d’août.
La checklist, période par période
Mars — avril : fixer les tarifs de la saison suivante
- →Étudier les tarifs de la saison suivante à partir du coût réel des cours — la méthode est dans notre guide fixer les tarifs d’une école de musique, et le simulateur fait le calcul avec vos chiffres. S’y prendre dès mars laisse le temps de communiquer si les tarifs doivent bouger.
- →Si les tarifs changent : les faire voter en assemblée générale extraordinaire.
- →Annoncer les tarifs votés aux familles, en prévision des pré-inscriptions.
Mai — juin : poser les bases de la saison
- →Faire le bilan de la saison : effectifs par cours, cours complets, cours fragiles, retours des familles et des professeurs.
- →Recueillir les intentions de réinscription des familles et des professeurs.
- →Mettre à jour la fiche d’inscription — coordonnées, choix de cours, autorisations, tarifs votés — avant la communication et l’ouverture des pré-inscriptions.
- →S’il y a des modifications, mettre à jour le règlement intérieur avant l’ouverture des pré-inscriptions, pour qu’il soit disponible aux familles.
- →Ouvrir les pré-inscriptions pour les nouveaux élèves.
- →Réserver les salles auprès de la mairie pour toute l’année suivante, auditions comprises.
Juillet : boucler contrats et plannings
- →Confirmer les engagements des professeurs : heures prévues, statut (salarié ou indépendant), rémunération.
- →Monter les plannings prévisionnels par professeur et par salle — ils s’ajusteront en septembre.
- →Poser le calendrier de la saison : dates de début et de fin, vacances, auditions, AG.
Fin août : le forum des associations
- →Préparer le stand du forum des associations : grille tarifaire votée, planning prévisionnel, fiches d’inscription en nombre.
- →Organiser les permanences : qui tient le stand, qui sait répondre aux questions sur les cours et les tarifs.
- →Encaisser proprement les premiers règlements : un reçu par famille, et une trace claire pour que le trésorier puisse tout pointer ensuite.
- →Exiger un dossier complet par inscription : cours souhaité, créneau, coordonnées, adhésion.
- →Donner un point de contact unique pour les inscriptions qui arriveront après le forum.
Septembre : caler les cours
- →Arbitrer les créneaux avec les professeurs à partir des inscriptions réelles, pas du planning de juillet.
- →Organiser les cours d’essai et acter les inscriptions définitives.
- →Relancer les dossiers incomplets : fiche non rendue, adhésion non réglée, document manquant.
- →Communiquer les plannings définitifs à toutes les familles, y compris les listes d’attente des cours complets.
Octobre : sécuriser la suite
- →Faire un premier point paiements : qui a réglé, qui a choisi l’échelonnement, qui relancer — la méthode est dans notre guide gérer les impayés dans une association.
- →Vérifier que chaque famille a réglé son adhésion, pas seulement ses cours.
- →Déposer les dossiers de subvention dont l’échéance tombe à l’automne.
- →Caler la date de l’AG et commencer à rassembler les chiffres de la saison passée.
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