Gestion d’une école de musique associative

Une école de musique associative n’a le plus souvent aucun personnel administratif. Tout ce qui n’est pas enseigner revient au bureau, et revient chaque saison : inscrire, fixer les tarifs, suivre les paiements, rémunérer les professeurs, répondre aux familles, chercher des subventions, rendre des comptes à l’assemblée générale.

Ce guide suit l’ordre de la saison. Si vous venez d’entrer au bureau, lisez-le d’un trait ; sinon, allez au domaine qui vous occupe.

L’association et son bureau

L’école est une association loi 1901. Ses statuts fixent la composition du bureau et le fonctionnement de l’assemblée générale : la réunion annuelle où les adhérents approuvent le rapport d’activité et les comptes, puis renouvellent le bureau. Trois fonctions portent la gestion :

• Le président représente l’association, signe ses documents officiels et arbitre.
• Le trésorier tient les comptes et suit ce que chaque famille doit et ce qu’elle a payé.
• Le secrétaire tient les dossiers des familles, rédige les convocations et les comptes rendus.

Un vice-président et des adjoints complètent le bureau selon la taille de l’école. Dans une petite école, les tâches se répartissent selon les disponibilités de chacun, plus que selon les intitulés.

Deux moments se préparent à l’avance. L’assemblée générale : notre modèle de convocation d’AG fournit la convocation, l’ordre du jour et le pouvoir. Le changement de trésorier : il se joue avant l’AG qui le vote, parce que les démarches auprès de la banque prennent des semaines. Le guide réussir une passation de trésorerie liste les documents à transmettre et ces démarches.

Ce que Pausalia change pour les présidents, pour les trésoriers et pour les secrétaires est décrit dans une page par fonction.

Les inscriptions et les réinscriptions

Le calendrier est à peu près le même partout :

• au printemps, les familles déjà inscrites confirment leurs cours et les nouvelles se pré-inscrivent ;
• fin août, le forum des associations amène les dernières ;
• en septembre, les inscriptions deviennent définitives, une fois les créneaux arbitrés avec les professeurs.

Le plus gros du travail se fait avant l’été : tarifs votés, fiche d’inscription à jour, salles réservées. Le guide organiser la rentrée d’une école de musique en donne la checklist, de mars à octobre.

Une inscription, c’est un dossier :

• les coordonnées de la famille ;
• l’identité de l’élève ;
• le cours choisi ;
• les autorisations ;
• l’acceptation du règlement intérieur.

Un dossier incomplet au forum se complète en octobre, famille par famille : mieux vaut l’exiger complet dès l’inscription. Notre modèle de fiche d’inscription et notre modèle de règlement intérieur sont à adapter à votre école.

Dans Pausalia, c’est la gestion des inscriptions qui tient ce dossier : le bureau saisit les vœux des familles en pré-inscription, les accepte ou les refuse, puis crée chaque inscription depuis la fiche de l’élève, avec son cours, son professeur et son prix.

Les tarifs, la cotisation et l’adhésion

Une famille règle deux sommes, à distinguer dès la fiche d’inscription. La cotisation est la somme des prix de ses cours : elle paie les professeurs et les charges. L’adhésion, fixée chaque saison par famille ou par élève, fait de la famille un membre de l’association. C’est une ligne à part, plus petite, à vérifier séparément à la rentrée.

Le prix d’un cours se construit à partir de ce qu’il coûte : la rémunération du professeur, charges comprises, la salle et les frais fixes, moins la part que couvrent les subventions. Certaines écoles le modulent ensuite selon le quotient familial.

Un changement de tarif se vote et s’annonce aux familles avant les réinscriptions : le calcul se fait au printemps. La méthode, avec un exemple chiffré, est dans le guide comment fixer les tarifs d’une école de musique associative, et le calculateur de grille tarifaire la déroule avec vos chiffres.

Les paiements et les familles en retard

Le trésorier enregistre ce que les familles règlent, par chèque, virement ou espèces, et le rapproche de ce que chacune doit. Un échéancier proposé dès l’inscription, en une fois, par trimestre ou par mois, simplifie les choses des deux côtés : la famille sait quand elle paie, le trésorier sait quoi attendre et quand.

Quand une échéance passe sans règlement, la relance suit des étapes fixées à l’avance, les mêmes pour toutes les familles :

1. un rappel neutre, 15 jours après l’échéance ;
2. une relance avec proposition d’étalement, à 30 jours ;
3. un courrier signé du bureau, qui récapitule les montants et propose un rendez-vous ;
4. un entretien en tête-à-tête, avant toute autre mesure.

Le guide gérer les impayés dans une association en donne les formulations.

Les familles demandent aussi des justificatifs : un reçu de ce qu’elles ont payé, et une attestation pour leur comité d’entreprise, quand celui-ci rembourse une partie des activités des enfants. Notre modèle d’attestation de pratique musicale est prêt à remplir.

Dans Pausalia, le suivi des paiements et relances part du dû de chaque famille, calculé à partir de ses inscriptions et de l’adhésion. Le trésorier y rattache l’échéancier et chaque paiement qu’il enregistre, et l’état de chaque famille, à jour ou en retard, se lit dans le tableau de bord de la trésorerie.

La relance part du même endroit, à une famille ou à toutes celles en retard ; le reçu et l’attestation se génèrent en PDF depuis le même dossier. Pausalia n’encaisse rien : le trésorier enregistre les paiements, quel que soit le moyen.

Les professeurs

Un professeur est soit salarié de l’association, soit indépendant et facture ses interventions. Le statut découle de la façon dont le cours est organisé : si l’école fixe le créneau, la salle et le tarif, et inscrit elle-même les élèves, la relation est un salariat, quel que soit le statut inscrit sur la facture. Les démarches ne sont pas les mêmes :

• Salarié : le contrat et les déclarations sociales passent par un mandataire, à qui l’école transmet les heures faites.
• Indépendant : l’école vérifie sa facture contre les heures prévues.

Chaque été, le bureau confirme avec chacun ses heures, son statut et sa rémunération pour la saison suivante. Le guide comment rémunérer un professeur de musique détaille le cadre de chaque statut et les fausses bonnes idées à écarter.

Dans Pausalia, la gestion des professeurs donne à chacun sa fiche : ses disciplines, les inscriptions qu’il assure, ses échanges avec l’école. Pausalia ne fait pas la paie et ne rédige pas les contrats.

Les cours, le planning et la vie pédagogique

Le bureau monte en juillet un planning prévisionnel, par professeur et par salle, puis l’ajuste en septembre sur les inscriptions réelles : un cours collectif qui manque d’élèves, un créneau qui ne convient plus à une famille. Quand la mairie prête des salles, elles se réservent dès le printemps pour toute la saison, auditions et concerts compris.

La pédagogie revient aux professeurs : progression des élèves, évaluations, auditions. Le bureau en fixe le cadre : le calendrier de la saison, les dates d’auditions et de concerts, l’information des familles.

Les échanges avec les familles et les professeurs

Le bureau écrit aux familles toute la saison, et répond à leurs questions par email, par SMS, au téléphone ou à la sortie du cours. Quand chaque membre du bureau écrit depuis sa propre adresse, l’historique d’une famille se répartit entre plusieurs boîtes mail.

Une adresse au nom de l’école, partagée par le bureau, est le premier pas. Elle survit aussi aux changements de bureau.

Dans Pausalia, chaque conversation est rattachée à la famille ou au professeur concerné, et tout le bureau en voit l’historique. Un message envoyé en une fois à un groupe — toutes les familles de la saison, ou les élèves d’un cours — revient dans le dossier de chaque destinataire avec sa réponse : c’est la communication avec les familles et les professeurs.

Les financements, les comptes et l’assemblée générale

L’école vit des cotisations, des adhésions, des subventions et de ses manifestations, concerts ou fête de l’école. Les subventions se demandent d’abord près de chez vous : mairie, intercommunalité, département.

Le dossier présente un projet et des chiffres :

• les effectifs ;
• les communes d’origine des familles ;
• les tarifs et leurs modulations sociales ;
• les heures d’enseignement dispensées.

Le guide trouver des subventions pour une école de musique passe en revue les guichets, le dossier type et le calendrier.

À l’assemblée générale, chacun présente son rapport :

• le trésorier, les comptes de l’exercice ;
• le secrétaire, le rapport d’activité de la saison ;
• le président, le rapport moral.

Pausalia produit le rapport d’activité — effectifs, disciplines, professeurs et offre de cours, comparés à la saison précédente — à partir des inscriptions déjà saisies. Pausalia ne tient pas la comptabilité officielle de l’association.